KVKK aydınlatma metni

Bu aydınlatma metni, Mühür Mail'i kullanan ya da Mühür Mail'de kaydı tutulan herkes içindir: kuruluş sahipleri ve ekip üyeleri, kuruluşların açtığı posta kutularının kullanıcıları, bu posta kutularıyla yazışan kişiler, partner programına başvuranlar, muhurmail.com ziyaretçileri ve bize iletişim formuyla yazanlar.

Mühür Mail bir ürün adıdır. Hizmeti sunan ve bu metinde "biz" ya da veri sorumlusu olarak anılan işletme aşağıdadır:

Kişisel verileriniz karşısındaki konumumuz, verinin hangi amaçla ve kimin adına işlendiğine göre değişir.

• Veri sorumlusu olduğumuz veriler. Mühür Mail hesabınız (ad, e-posta, telefon, şifre), kuruluş ve fatura bilgileri, abonelik kayıtları, partner başvuruları, destek yazışmaları, iletişim formu, web sitesi ziyaretleri ve hizmetin güvenliği için tutulan kayıtlar. Bu verileri hangi amaçla ve nasıl işleyeceğimize biz karar veririz.
• Veri işleyen olduğumuz veriler. Bir kuruluşun e-posta hizmeti için Mühür Mail'de tutulan ya da oluşan kayıtlar: kuruluşun açtığı posta kutuları ve kullanıcıları, iletilerin içeriği ve ekleri, ileti başlıkları ve teslim kayıtları, kişiler, takma adlar, gruplar, kurallar ve posta kutusu ayarları. Bu kayıtların veri sorumlusu ilgili kuruluştur. Biz bu verileri yalnız kuruluşun talimatıyla ve hizmeti sunmak için işleriz; platform ekibi ileti içeriğini okumaz.

Veri sorumlusu olarak işlediğimiz veriler:

• Kimlik ve iletişim: ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası.
• Hesap ve işlem güvenliği: şifrenizin geri döndürülemez özeti, doğrulama kodları, oturum ve cihaz bilgileri, IP adresi, giriş ve işlem kayıtları.
• Kuruluş bilgileri: kuruluş adı ve türü, ticari unvan, vergi numarası ve vergi dairesi, adres, iletişim bilgileri ve sektör.
• Abonelik ve fatura: fatura unvanı, T.C. kimlik ya da vergi numarası, vergi dairesi, adres, seçilen paket ve ödeme durumu. Kart bilgileri Mühür Mail'e ulaşmaz; ödeme kuruluşunun sayfasında alınır.
• Partner programı: başvuru formundaki kimlik, iletişim, vergi ve banka bilgileri; yönlendirme ve komisyon kayıtları.
• Destek ve iletişim formu: mesajınızın içeriği, belirttiğiniz kuruluş adı.
• Mühür Asistan kullanımı: asistana yazdığınız mesajlar, verilen yanıtlar, onayladığınız eylemler ve aylık kullanım sayısı.
• Pazarlama izinleri: izin verdiyseniz e-posta ve SMS tercihleriniz.
• Çerezler: oturum ve tercih bilgileri; izin verirseniz ölçüm verileri (çerez politikası).

Veri işleyen olarak, kuruluşun e-posta hizmeti kapsamında şu veriler işlenir: posta kutusu kullanıcısının adı ve e-posta adresi; gelen ve giden iletilerin içeriği, ekleri ve başlık bilgileri (gönderen, alıcılar, konu, tarih); gönderen doğrulama ve spam denetimi sonuçları; teslim ve geri dönüş kayıtları; kişiler, takma adlar, gruplar, kurallar ve posta kutusu ayarları.

Veri sorumlusu olarak verilerinizi KVKK m.5'te sayılan şu sebeplere dayanarak işleriz:

• Sözleşmenin kurulması ve ifası (m.5/2-c): hesap açma ve giriş, kuruluş kaydı, abonelik, ödeme ve faturalama, partner programının yürütülmesi, destek taleplerinin yanıtlanması, hizmetle ilgili zorunlu bildirimler.
• Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç): vergi ve ticaret mevzuatının öngördüğü kayıtların tutulması, yetkili kurumların talepleri.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e): uyuşmazlık hâlinde delil olarak saklanması gereken kayıtlar.
• Meşru menfaat (m.5/2-f): hesap ve hizmet güvenliği, spam ve kötüye kullanımın önlenmesi, hataların ayıklanması, hizmetin toplu ve kişiyi belirlemeyen kullanım ölçümleriyle geliştirilmesi.
• Açık rıza (m.5/1): ticari elektronik ileti gönderimi ve isteğe bağlı ölçüm çerezleri. Rızanızı istediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

Veri işleyen olarak işlediğimiz kayıtlarda amaç ve hukuki sebep ilgili kuruluş tarafından belirlenir (ör. çalışanlarına kurumsal e-posta sağlanması, müşterileriyle ve tedarikçileriyle yazışma). Kuruluş, posta kutusu kullanıcılarını ve yazıştığı kişileri aydınlatmak ve gerekiyorsa açık rızalarını almakla yükümlüdür.

Verileriniz; muhurmail.com web sitesi, web paneli, webmail, mobil uygulama, IMAP ve SMTP bağlantıları, iletişim formu ve e-posta yoluyla sizden; kuruluşların panelden girdiği kayıtlardan; posta kutularına gelen ve bu kutulardan gönderilen iletilerden ve alıcı sunuculardan dönen teslim sonuçlarından otomatik ya da kısmen otomatik yollarla toplanır.

Kişisel veriler yalnız amaçla sınırlı ve gerekli olduğu ölçüde şu alıcı gruplarına aktarılır:

• Sunucu, veri tabanı, dosya depolama, yedekleme ve e-posta gönderim hizmeti sağlayıcıları.
• Abonelik ödemeleri için ödeme kuruluşları (iyzico; yabancı kartla ödeme seçeneği açıksa Stripe).
• İletilerin teslimi için alıcıların e-posta sunucuları; gönderim bir aracı sunucu (relay) üzerinden yapılıyorsa o hizmetin sağlayıcısı.
• SMS için kuruluşun bağladığı Netgsm ya da Twilio hesabı.
• Mobil bildirimlerin iletilmesi için Apple ve Google bildirim hizmetleri.
• Mühür Asistan yanıtlarının üretilmesi için yapay zekâ dil modeli hizmeti sağlayıcıları; yalnız ilgili sorunun yanıtlanması için gereken içerik iletilir, ileti içeriği kuruluşun açık izni olmadan gönderilmez.
• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile uyuşmazlık hâlinde hukuk danışmanlarımız.

Bu sağlayıcıların bir kısmının sunucuları yurt dışında bulunabilir. Yurt dışına aktarım KVKK m.9'daki koşullara uygun olarak yapılır: yeterlilik kararı bulunan ülkelere, Kurul'un ilan ettiği standart sözleşme gibi uygun güvencelerle ya da Kanun'da sayılan arızi aktarım hâllerinde. İletilerin saklandığı sunucuların konumu, hizmet kullanıma açılmadan önce bu metinde belirtilecektir.

• Hesap, abonelik ve fatura kayıtları: üyelik süresince ve sona ermesinden sonra vergi ve ticaret mevzuatının öngördüğü süre boyunca.
• Güvenlik ve erişim kayıtları: ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca.
• Destek ve iletişim formu yazışmaları: talep sonuçlandıktan sonra, olası uyuşmazlıklar için makul bir süre.
• Kuruluşlar adına işlenen kayıtlar (posta kutuları ve iletiler): hizmet süresince ve kuruluşun belirlediği saklama ayarlarına göre; kuruluş silindiğinde ya da kuruluş talep ettiğinde, yasal saklama yükümlülükleri saklı kalmak kaydıyla silinir ya da anonim hâle getirilir.
• Pazarlama izinleri: izin geri alınana kadar.

KVKK m.11 uyarınca; kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi isteme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini, koşulları oluştuğunda silinmesini ya da yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurunuzu info@muhurmail.com adresine kayıtlı e-posta adresinizden ya da Ahmet Aksungur (Aksungur Yazılım), Karşıyaka Mah. 3923 Sk. Tez Apt. No: 2 İç Kapı No: 1 Kepez / Antalya adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır; işlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kurul'un belirlediği tarife uygulanabilir. Başvurunuz reddedilir, yanıt yetersiz bulunur ya da süresinde yanıt verilmezse Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

Mühür Mail hesabınızı uygulamadaki hesap ayarlarından kendiniz silebilirsiniz; yasal saklama yükümlülüğü olan kayıtlar bu süre boyunca saklanır.

Bu metin gerektiğinde güncellenir. Güncel sürüm bu sayfada yayımlanır; sayfanın başındaki "Son güncelleme" tarihi esas alınır.