Kabul edilebilir kullanım politikası

Bu politika; Mühür Mail'i kullanan kuruluşlar, kuruluşların ekip üyeleri ve kuruluşların açtığı posta kutularının kullanıcıları için geçerlidir. Webmail, mobil uygulama, IMAP ve SMTP bağlantıları ve Mühür Asistan dahil hizmetin bütün kanallarını kapsar.

Bu politika kullanım koşullarının ayrılmaz parçasıdır; iki metin birlikte okunur. Posta kutusu kullanıcılarının bu politikaya uymasını sağlamak, kutuları açan kuruluşun sorumluluğundadır.

Mühür Mail, kuruluşların kendi alan adlarıyla günlük iş yazışması yapması için tasarlanmıştır:

• Kişiden kişiye yazışma: müşterilerle, tedarikçilerle, ekip içinde ve kurumlarla.
• İşlemsel iletiler: teklif, sipariş, fatura, randevu, destek yanıtı gibi alıcının beklediği ve bir işleme bağlı iletiler.
• Kuruluşun kendi ekibine ve iş ilişkisi olan kişilere gönderilen, alıcı sayısı makul duyurular.

Bülten, kampanya ve benzeri toplu pazarlama gönderimi hizmet kapsamında değildir. Bu tür gönderimler için toplu e-posta gönderimine ayrılmış, izin ve ayrılma yönetimi sunan bir hizmet kullanın. Kendi alan adınızı o hizmete de bağlayabilirsiniz; Mühür Mail'deki posta kutularınız bundan etkilenmez.

Mühür Mail şu amaçlarla kullanılamaz:

• İstenmeyen toplu ileti (spam) göndermek; alıcının izni olmadan ya da alıcıyla bir ilişki olmadan çok sayıda kişiye ileti göndermek.
• Satın alınmış, kiralanmış, internetten toplanmış ya da başka bir yoldan izinsiz edinilmiş adres listelerine ileti göndermek.
• Kimlik avı (phishing): parola, kart bilgisi ya da kişisel veri ele geçirmeye yönelik ileti göndermek ya da böyle bir sayfaya yönlendirmek.
• Zararlı yazılım, fidye yazılımı ya da bunlara giden bağlantı göndermek.
• Gönderen bilgisini sahte göstermek; başka bir kişinin, kuruluşun ya da kamu kurumunun kimliğine bürünmek; alıcıyı iletinin kaynağı konusunda yanıltmak.
• Sahibi olmadığınız ya da kullanmaya yetkili olmadığınız bir alan adını bağlamaya ya da onun adına ileti göndermeye çalışmak.
• Hukuka aykırı içerik göndermek ya da saklamak: başkalarının fikrî haklarını ihlal eden, tehdit, taciz ya da nefret içeren, çocukların istismarına ilişkin ya da suç teşkil eden içerik.
• Başkalarının kişisel verilerini dayanağı olmadan işlemek, aktarmak ya da yaymak.
• Bu yasakları dolaylı yoldan, örneğin çok sayıda posta kutusu, takma ad ya da alan adı açarak, aşmaya çalışmak.

Mal ve hizmetlerinizi tanıtan ya da kuruluşunuzu duyuran ticari elektronik iletiler, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ile Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'e uygun gönderilmelidir. Özellikle:

• Alıcının önceden onayı alınmalıdır; mevzuatın öngördüğü istisnalar saklıdır.
• İletide gönderen kuruluş açıkça belirtilmeli, alıcıya ileti almayı kolayca ve ücretsiz reddetme imkânı tanınmalıdır.
• Ret bildirimi geldiğinde alıcıya artık ticari ileti gönderilmemelidir.
• Mevzuatın öngördüğü kayıt ve bildirim yükümlülükleri, İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) ilişkin olanlar dahil, kuruluşa aittir.

Ticari ileti mevzuatına uyum kuruluşun sorumluluğundadır. Hizmetin toplu pazarlama gönderimine uygun olmadığını hatırlatırız (bkz. "Hizmet ne için tasarlandı").

Bir iletinin gelen kutusuna ulaşması, gönderen alan adının ve sunucuların itibarına bağlıdır. Bir kuruluşun özensiz gönderimi aynı altyapıyı kullanan diğer kuruluşları da etkileyebilir. Bu nedenle:

• Geri dönen (teslim edilemeyen) iletilerin ve alıcıların "spam" olarak işaretlediği iletilerin oranı düşük tutulmalıdır. Bu oranlar olağan iş yazışmasının çok üstüne çıkarsa gönderim incelemeye alınabilir.
• Kalıcı hata veren alıcı adresleri bastırma listesine alınır ve bu adreslere yeniden gönderim yapılmaz. Bu listeyi farklı adres yazımlarıyla ya da başka posta kutularından aşmaya çalışmayın.
• Gönderimler hız sınırlarına, günlük kotalara ve giden ileti taramasına tabidir; bu sınırları aşmak için gönderimi bölmeyin ya da otomatikleştirmeyin.
• Bir gruba ya da düzenli alıcı listesine gönderiyorsanız alıcılara listeden ayrılma yolu sunun. Dağıtım grubuna gelen iletilerin grubun dış üyelerine giden kopyalarına Mühür Mail ayrılma bağlantısını (List-Unsubscribe) kendisi ekler.
• Alan adınızın SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını panelde önerildiği gibi yayımlı tutun.

• Mühür Mail sunucularını açık aktarıcı (relay) ya da vekil sunucu (proxy) olarak kullanmaya; yalnız kendi adresiniz, takma adlarınız ve yetki verildiğiniz ortak posta kutuları dışındaki adresler adına gönderim yapmaya çalışmak yasaktır.
• Hizmetin ya da başka kuruluşların güvenlik açıklarını yoklamak, taramak, sınamak; kimlik doğrulama ve erişim önlemlerini aşmaya çalışmak yasaktır. Bir güvenlik açığı bulduğunuzu düşünüyorsanız kullanmadan info@muhurmail.com adresine bildirin.
• Hizmeti olağan dışı biçimde yükleyen otomatik kullanım (aşırı bağlantı açma, sürekli eşitleme döngüsü, yük testi) yapılamaz.
• Adres toplamak için hizmeti kullanmak, adres doğrulama amacıyla deneme iletileri göndermek ya da başka kuruluşların adreslerini tahmin etmeye çalışmak yasaktır.

Ele geçirilen hesaplar spam ve kimlik avının en yaygın kaynağıdır. Kuruluşlar ve kullanıcılar şu önlemleri alır:

• Her posta kutusu ve hesap için güçlü ve başka yerde kullanılmayan bir parola belirleyin; parolayı kimseyle paylaşmayın.
• Hesabınızda iki adımlı doğrulamayı açın. Kuruluş yöneticileri ekip için iki adımlı doğrulamayı zorunlu tutabilir.
• Masaüstü ve telefon posta uygulamalarında, panelden oluşturduğunuz uygulama şifrelerini kullanın; kullanmadığınız uygulama şifrelerini iptal edin.
• Ayrılan çalışanların posta kutularını askıya alın ya da parolalarını yenileyin.
• Hesabınızın izinsiz kullanıldığını fark ederseniz parolanızı hemen değiştirin, oturumları kapatın ve bize info@muhurmail.com adresinden bildirin.

Hizmetin güvenliği için gönderimler otomatik olarak izlenir: hız sınırları, günlük kotalar, giden iletilerin spam ve zararlı yazılım taraması, geri dönüş ve şikâyet oranları ile alıcı sunuculardan ve şikâyet bildirim kanallarından gelen raporlar. Ele geçirilmiş hesap belirtisi taşıyan bir gönderim otomatik olarak durdurulabilir; kullanıcı ve kuruluş yöneticisi bilgilendirilir.

Platform ekibi ileti içeriğini rutin olarak okumaz; yönetim ekranlarında ileti içeriği gösterilmez. Kötüye kullanım incelemesi; şikâyet ve rapor olarak bize iletilen kanıtla, gönderim kayıtları ve teslim sonuçları gibi üst verilerle ve otomatik taramaların sonuçlarıyla sınırlıdır. Yetkili makamların hukuka uygun talepleri saklıdır.

Kişisel verilerin bu süreçte nasıl işlendiği KVKK aydınlatma metninde anlatılır.

İhlalin ağırlığına ve tekrarına göre şu adımlar kademeli olarak uygulanabilir:

• Uyarı: kuruluş yöneticisine ihlal ve yapılması gereken bildirilir.
• Gönderim askısı: ilgili posta kutusunun gönderimi durdurulur; ileti okuma ve alma sürer.
• Posta kutusu ya da kuruluş askısı: erişim ve posta akışı geçici olarak durdurulur.
• Fesih: ağır ya da tekrarlanan ihlalde hizmet sözleşmesi feshedilir.

İhlal başka kullanıcıları, alıcıları ya da hizmetin itibarını ve güvenliğini anında tehlikeye atıyorsa (ör. süren bir spam ya da kimlik avı gönderimi), önceden bildirim yapılmadan gönderim ya da erişim durdurulabilir; bildirim ardından yapılır. Askı, ihlalin giderildiği anlaşılınca kaldırılır. Bir karara itiraz etmek için info@muhurmail.com adresine yazabilirsiniz.

Askı ve fesih, kullanım koşullarındaki hükümlere tabidir. Yasal yükümlülükler ve uğranılan zararın tazmini hakkı saklıdır.

Mühür Mail üzerinden gönderilmiş bir spam, kimlik avı ya da başka bir kötüye kullanım fark ederseniz abuse@muhurmail.com adresine bildirin. Bildiriminize mümkünse iletinin tam başlık bilgilerini (ileti kaynağı) ekleyin; yalnız ekran görüntüsüyle göndericiyi doğrulamak çoğu zaman mümkün olmaz.

Bildirimler incelenir; gerekirse ilgili kuruluşa ulaşılır ve yukarıdaki adımlar uygulanır.

Bu politika; yeni kötüye kullanım türlerine, mevzuat değişikliklerine ve hizmetin gelişimine göre güncellenebilir. Önemli değişiklikler yürürlüğe girmeden önce kuruluş sahiplerine e-posta ya da uygulama içi bildirimle duyurulur. Güncel sürüm bu sayfada yayımlanır; sayfanın başındaki "Son güncelleme" tarihi esas alınır.